İdari Ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Görevlerimiz

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

 

 

 

1 – GENEL BİLGİLER:

1.1- KURULUŞ VE TARİHÇESİ

        İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede belirtilen Kontrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın, 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararname gereği birleştirilmesi ile oluşturulmuştur.

1.2- BAŞKANLIK BİRİMLERİ

        1.2.1- Satınalma Şube Müdürlüğü

        Üniversitemiz Rektörlük ve İdari Birimlerinin (03.5. Hizmet Alımları, 03.7. Menkul Mal, Gayri maddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri ile 03.8. Gayrimenkul Mal Bakım ve Onarım Giderleri, 3.2.Tüketime Yönelik Mal Malzeme Alımları) tertiplerinden, hizmet ve hizmetin gerektirdiği her türlü mal ve malzemenin alınması, bu birimlerdeki mevcut makine, teçhizat ve diğer cihazların yıllık bakım-onarım sözleşmelerinin yapılması, Üniversitemiz taşıtlarının ve iş makinelerinin bakım-onarımları, yıllık mali zorunluluk sigortalarının yaptırılması, ihale ilan bedellerinin ödemeye hazır hale getirilmesi ile birlikte Üniversitemiz Rektörlüğü ve Bağlı Tüm birimlerinin Personel taşıma, Temizlik Hizmetleri ve Özel Güvenlik Hizmet Alımı ihalelerinin hazırlanması, gerçekleştirilmesi ve hizmetin takibinin yapılarak ödeme emri belgelerinin Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek ödemesinin sağlanması Satın alma Bürosu tarafından yürütülmektedir.

         Ayrıca,  (06- Sermaye Giderleri) dâhilinde olan Makine- Teçhizat ile ilgili alımların 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununa göre gerçekleştirilmesi birimimiz tarafından yürütülmektedir.

1.2.2- Tahakkuk Şube Müdürlüğü

-Kamu Borçları Bürosu

        Rektörlüğümüz ve bağlı birimlerin telefon, elektrik, su ve doğalgaz faturalarının takibi ve ödeme emrine bağlanması, Basın İlan Kurumuna verilen ilanların bedellerine ait faturaların ödeme emrine bağlanması ve bu ödemelerle ilgili bütçenin hazırlanması Kamu borçları birimince yürütülmektedir.

- Avans, Kredi ve Yolluk Bürosu

          Başkanlığımız ve Rektörlük dâhilindeki İdari ve Akademik personelin (Üst Yönetim) Yurt içi ve Yurt dışı görev yollukları, malul ve emeklilerin yollukların hazırlanması bu birimin görevidir.
         Ayrıca Üniversitemize ivedi yapılması gereken hizmet ile yine ivedi olarak alınması gereken ve her yıl bütçe kanunu ile belirlenen parasal sınır dâhilinde olmak üzere avans ve avans üstü miktarlar için kredi ile mal ve hizmet alımlarının yapılması, Önalım Yönetmeliğinde belirtilen yasal süreler içinde de avans ve kredilerin kapatılmasını bu birimimiz gerçekleştirmektedir.

-Maaş ve Kesintiler Bürosu  

          İlk kez Naklen ya da kurum içinden atanan personellerin Sosyal Güvenlik işlemlerini, KBS ve  Say2000i girişlerini takip etmek. Üniversitemizce yeni açılan birimlerinin işyeri sigorta tescillerini  yapmak, Rektörlük, Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları ve yeni açılan birimlerin her ay maaş bordrolarını Ödeme Emrine bağlayarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek.
          Maaşlardan icra, sendika ve Sosyal Güvenlik Kurumu kesintilerini yaparak Sosyal Güvenlik Kurumu kesintilerinin 10 gün içinde sigorta bildirgelerini vermek.
          Rektörlük, Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlıkları ve yeni kurulan birimlerde çalışan personelin doğum yardımı, ölüm yardımı, çocuk yardımı, aile yardımı gibi sosyal haklarının ödenmesi için gereken tahakkuku yaparak Ödeme Emri Belgelerini düzenleyip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek.
          Rektörlük, Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları ve yeni kurulan birimlerde çalışan personellerden giyim yardımı yapılacakların tahakkuk işlemlerini yaparak Ödeme Emri Belgelerini düzenleyip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek.

1.2.3- Donanım Destek Şube Müdürlüğü:

-Birimlerden gelen donanım taleplerinin toparlanması, gelen talepler doğrultusunda satın alınacak olan donanım sayısını tespit etmek.
-Belirlenecek kriterlere göre birimlere gönderilecek donanım sayılarının tespit etmek.
-İhale sonrasında dağıtımı yapılan donanımların muayene ve kabul işlemlerini takip etmek, muayene ve kabul tutanaklarını toplamak, toplattırmak ve kesin kabul işlemlerini gerçekleştirmek.
-Hurdaya ayrılan, kayıp veya çalınan donanımların demirbaş düşüm işlemlerini gerçekleştirmek.
-Dağıtımı yapılan garanti süreleri devam eden donanımların arızalarını takip etmek.
-Arızaların giderilmemesi durumunda tedarikçi firmalara sorunu ileterek, çözümünü sağlamak.
-Dağıtımı yapılan ve garanti süreleri devam eden donanımların periyodik bakımlarının planlamak, ilgili firmalara yaptırmak ve takip etmek.
-Arızalı donanımların arızaları ile ilgili daha önce iletilen aynı tip arızaların benzerliklerinin belirlemek, tedarikçi firmalar ile birlikte çözüm için araştırılmasını sağlamak.
-Şube ile ilgili olarak gerekli yazışmaları yapmak.
-Garanti süreleri sona ermiş olan donanımların tamir ve bakımlarını yapmak.
-Tamir ve bakımı yapılacak donanımların yedek parçalarının satın almak, tamir ve bakım için gelen ve giden donanımların sevkiyatını yapmak
-Yetkili servislere gönderilen arızalı donanımların takibini yapmak.

1.2.4- Taşınır Kayıt Kontrol Birimi

           Başkanlığımızın bütçe tertibi altında satın alınan demirbaşların teslim alınması, ilgili birimlere dağıtılması, yıllık sayımlarının takip edilmesi, hurdaya ayrılması veya kayıtlardan düşülmesi, yıl içerisinde satın alınan demirbaşların liste halinde ve ilgili dokümanlarıyla birlikte Sayıştay’a bildirilmesi işlemlerini yürütmek ayrıca Üniversitemiz birimlerine ait Resmi Mühür ve Soğuk Damgalarının Darphanede yaptırılması işlemlerinin takibi birimimiz işlemlerindendir.

           Ayniyat kayıtları için 28.09.2006 tarihinden itibaren Taşınır Mal Yönetmeliğine göre program kurulmuş olup ayniyat işlemlerini üniversitemizde yönetmelik doğrultusunda yapan birimdir.

 1.2.5- Sivil Savunma Amirliği

          5902 Sayılı Kanuna göre, Sivil Savunma Amirliğimizin görevleri şunlardır:
- Üniversitemizin savunma hizmetlerini planlamak, uygulamak ve denetlemek,
- Her türlü silahsız koruyucu ve kurtarıcı tedbirleri, acil kurtarma ve ilk yardım faaliyetlerini planlamak ve yürütmek,
- Sivil savunma ile ilgili akademik personel, idari personel ve öğrencilerimizinde gayretlerini sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak,
- Kimyasal, biyolojik, radyolojik ve nükleer maddelerin meydana getireceği tehlikelere karşı alınacak önlemleri ve yapılacak çalışmaları tespit etmek ve bunlarla ilgili kurum ve kuruluşlarla bağlantı kurmak,
- Üst yönetim tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak.

1.2.6- Kayıt Bürosu

         Başkanlığımıza gelen ve giden her türlü evrakın kaydının bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamak ve istendiğinde geçmişe dönük olarak da bilgilere ulaşılabilmesini Kayıt Büromuz sağlamaktadır.

2 – PERSONEL YAPISI:

          Necmettin Erbakan Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde tüm birimlerin Satınalma, ayniyat ve bütçe hizmetlerinin yanı sıra, İdari ve Mali konularda destek sağlayan örnek bir birimdir.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Personel Yapısı:

1 Daire Başkanı
2 Şube Müdürü
6 Bilgisayar İşletmeni
2 Memur
1 Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni
1 Tekniker
3 Şoför
1 Hizmetli
1 Şirket personeli

             Başkanlığımızda toplam 18 idari personel görev yapmaktadır.

3 - KURUM İÇİ ANALİZ

          Durum analizi kapsamında kullanılan temel yöntem SWOT ANALİZİ olarak bilinen, GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) Analizidir.
          İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığımız Stratejik Planını yaparken; güçlü ve zayıf yönlerimizi ortaya çıkartarak, çevresel faktörlerin Başkanlığımız için ne gibi tehdit ve fırsatlar oluşturduğunu “etkileşim analizi” ile değerlendirerek geleceğe yönelik stratejilerimizi planlamayı amaçlamaktayız.
          Bu noktadan hareket ile, zayıf yönlerimiz için tedbir almak, güçlü yönlerimiz korumak ve güçlendirmek, tehditlere karşı tedbirler alarak fırsatları en iyi şekilde değerlendirmek hedeflenen sonuç olacaktır.

  4- DEĞERLERİMİZ, HEDEFLERİMİZ

            4.1- Değerlerimiz

-  Birim içerisinde ve diğer kurumlarla dayanışmaya açık,
-  Kanunlara ve kamuya karşı sorumluluğunun bilincinde,
-  Ekip ruhuna ve iş disiplinine  sahip,
-  Sürekli gelişen ekonomik, kültürel, sosyal ve teknolojik değişimlere açık,
-  Kurumuna ve işine karşı özverili,
-  Hizmet kalitesini arttırarak devam ettirmek amacıyla istikrarlı ve istekli olmak, yeniliklere açık olmak başlıca değerlerimiz arasındadır.

            4.2- Hedeflerimiz

             Çalışanlarımıza takım bilinci içerisinde bilgi ve becerilerinin, katılım ve motivasyonlarının artırılacağı imkanlar oluşturarak, Üniversitemizin kaynaklarını etkin ve verimli bir biçimde kullanımını; teknolojik altyapıyı güçlendirerek sağlamak ve ihtiyaçlar teminini bu anlamda en doğru, şeffaf, dürüst, yasalara uygun, eşitlikçi olarak yürütmektir.