Proje Destekleme İşlemleri Yol Haritası
Proje Destekleme İşlemleri Yol Haritası
Proje Destekleme İşlemleri Yol Haritası
Üniversitemizde desteklenecek projelere ilişkin işlemler BAP Yönergesi ve BAP Usül ve Esasları çerçevesinde yapılmaktadır.
- BAP (Bilimsel Araştırma Projeleri) Otomasyon sistemine (@erbakan.edu.tr uzantılı) e-posta adresiniz ve tek şifre ile giriş yapılması gerekmektedir.
- Otomasyon sistemine giriş yapıldıktan sonra, projeye ilişkin bilgiler doldurularak proje başvurusu yapılır. (Bknz. Proje Başvurusu Nasıl Yapılır?)
- Başvurusu alınan projeler, en yakın BAP Yürütme Komisyonu Toplantısına sunulur. Toplantı kararlarına göre, projelere ilişkin üç işlem bulunmaktadır.
a) Hakeme gönderme,
b) Düzeltme,
c) Red.
- Düzeltme istenen projelerde, düzeltme istenen yerler için düzeltmeler yapılır ve yeniden en yakın BAP Yürütme Komisyonu Toplantısına sunulur. Hakeme gönderilen projeler ise hakem kararlarının neticesinde yeniden BAP Yürütme Komisyonu Toplantısına sunulur. Hem hakem kararı hem YKK kararı olumlu olan projeler, destekleme için kabul edilmiş sayılırlar.
- Desteklenen projelerde yapılacak satınalma iş ve işlemleri BAP Satınalma Birimi tarafından yürütülmektedir. (Bu sürece ilişkin BAP Satınalma Yol Haritasından işlemleri takip edebilirsiniz.)
- Proje süreci içerisinde projenin takibinin yapılabilmesi için otomasyon sistemine “Ara Rapor” yüklemesi yapılmalıdır. (Bknz. Ara Rapor Nasıl Yüklenir?)
- Proje süreci içerisinde mal ve hizmet satın almalarda ek bütçeye ihtiyaç duyulması halinde “Bütçe Arttırma Talebi” yapılabilir. Yapılan talepler en yakın BAP Yürütme Komisyonu Toplantısına sunulur. Toplantı kararına göre talep ya kabul edilir ya da reddedilir. Bütçe arttırma talebi kabul edilen projeler, yeni ek bütçeleri ile satınalma işlemlerine devam edebilirler. Talebi reddedilen projeler ise eski bütçeleri ile satınalma işlemlerini gerçekleştirirler.
- Proje bitiminde projenin sonuç raporu otomasyon sistemine yüklenir. Proje sonuç raporu sisteme e-imza ile yüklenebileceği gibi, e-imzasız (ıslak imzalı) olarak da yüklenebilir. E-imzasız (ıslak imzalı) proje raporu kesinlikle BAP Destekleme Birimi’ne elden teslim edilmelidir.
- Teslim edilen sonuç raporu (yalnızca araştırma projelerinde) hakem sürecine alınır. Hakem sürecinden olumlu olarak kabul edilen araştırma projeleri ve diğer projeler için BAP Destekleme Biriminden 3 adet “Proje Cildi” temin edilir. Ciltlenen proje çıktısı, Destekleme Birimine elden teslim edilir.
Proje Satınalma İşlemleri Yol Haritası
Proje Satınalma İşlemleri Yol Haritası
Proje Satınalma İşlemleri Yol Haritası
Üniversitemizde desteklenen projelere ilişkin satınalma işleri BAP Yönergesi ve BAP Usül ve Esasları çerçevesinde yapılmaktadır.
- Desteklenmesi kabul edilen projelerde, ihtiyaç duyulan mal ve hizmetler listesinden, alınması talep edilen malzemeler için “Talep Dilekçesi” ve “Teknik Şartname” oluşturularak, otomasyon sisteminden satınalma talebi oluşturulur. (Bknz. Satınalma talebi nasıl oluşturulur.) Talep dilekçesi ve teknik şartname e-imzalı olarak otomasyona yüklenebileceği gibi, e-imzasız (ıslak imzalı) olarak da sisteme yüklenebilir. E-imzasız (ıslak imzalı) sisteme yüklenen belgelerin kesinlikle elden BAP Satınalma Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.
- Otomasyon sistemi üzerinden alınan talepler için, BAP Satınalma Birimi tarafından “OLUR” alınır ve ihaleye çıkılır. Gelen teklifler üzerine, yürütücü tarafından imzalı sipariş onayı alındıktan sonra, BAP Satınalma Birimi tarafından “Piyasa Fiyat Araştırması Formu” düzenlenir. Firmaya tanınan süre içerisinde ürün teslimi beklenir.
- İhale sonucu teknik şartnameye uyan en düşük fiyat teklifi (her kalem bazında) veren firmalardan mal/hizmet siparişi verilir. İhale sonucu teknik şartname ve resmi siparişe uygun olarak firma tarafından teslim edilen ürünlerin incelemesini yapmakla sorumlu yürütücü, BAP Otomasyon sistemi üzerinden, üçlü imzalı “Muayene Kabul Tutanağı” belgesini imzalayarak ivedi bir şekilde elden BAP Satınalma Birimine teslim etmekle yükümlüdür.
- Muayene kabul işlemi sonrası faturası edinilen malzemelerin ayniyat işlemleri yapılarak ödemesi gerçekleştirilir.
Dış Kaynaklı Projeler için Yol Haritası ve Belgeler
Dış Kaynaklı Projeler için Yol Haritası ve Belgeler
Dış Kaynaklı Projeler için Yol Haritası ve Belgeler
DIŞ KAYNAKLI PROJELERDE İZLENMESİ GEREKEN YOL
Dış Kaynaklı Projelerde ödeme işlemleri 5 başlık altında toplanmaktadır:
A) Mal/hizmet satınalma, B) burs/maaş ödemeleri, C) P.T.İ. ödemeleri, D) yolluk ödemeleri, E) avans.
- MAL/HİZMET SATINALMA ÖDEMELERİ
- Satın alınan malın/hizmetin faturası ve dilekçe (Satınalma Dilekçe Örneği) belgeleri [email protected] adresine gönderilerek, TTS kayıtlarından “MUHASEBE İŞLEM FİŞİ” talep edilir. MUHASEBE İŞLEM FİŞİ büromuzca kesilerek e-posta adresinize gönderilir. TÜBİTAK dışındaki diğer projelerin HARCAMA TALİMATI belgesini hazırlaması gerekmektedir.
- Satın alınan malın/hizmetin faturası, 3 farklı fiyat teklifi ve dilekçe (Satınalma Dilekçe Örneği), onay/olur/piyasa araştırması/muayene kabul (GEREKLİ BELGELER isimli excel dosyası), Muhasebe işlem Fişi (yalnızca TÜBİTAK için), HARCAMA TALİMATI (TÜBİTAK dışındaki projeler için) belgeleri; EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır.
- Büromuza, EBYS üzerinden gelen belgeler ya da e-posta ile gönderilen belgeler (e-posta ile gelen belgelerin elden ıslak imza ile teslim edilmesi zorunludur) Büromuzca MYS üzerinden işleme alınır. Yürütücünün ödeme emrini e-imza ile imzalayıp muhasebeye göndermesi ile ödeme işlemi tamamlanır.
- BURS/MAAŞ ÖDEMELERİ
- BURS: Burs talep dilekçesi (Burs dilekçesi örneği) ekindeki tüm belgeler ile beraber [email protected] adresine gönderilerek, TTS kayıtlarından “MUHASEBE İŞLEM FİŞİ” talep edilir. MUHASEBE İŞLEM FİŞİ büromuzca kesilerek e-posta adresinize gönderilir. Diğer Projelerde muhasebe işlem fişi yerine HARCAMA TALİMATI hazırlanmalıdır. Belgeler hazırlanırken “Burs Olur Belgesi örneği” unutulmamalı, tüm belgelerin geçerlilik tarihinin sona ermiş olmaması gerekmektedir.
- BURS: Muhasebe İşlem Fişi, Burs Talep Dilekçesi, Burs Olur Belgesi, TÜBİTAK Burs Belgesi, T.C. Kimlik Kartı fotokopisi, Öğrenci Belgesi, İşe Giriş Bildirgesi, S.P.A.S. Belgesi; EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır.
- MAAŞ: Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzaladığı puantaj ve bordro Büromuza gönderildiğinde doğrudan işlem yapılır. (EBYS ya da e-posta)
- Büromuza, EBYS üzerinden gelen belgeler ya da e-posta ile gönderilen belgeler (e-posta ile gelen belgelerin elden ıslak imza ile teslim edilmesi zorunludur) Büromuzca MYS üzerinden işleme alınır. Yürütücünün ödeme emrini e-imza ile imzalayıp muhasebeye göndermesi ile ödeme işlemi tamamlanır.
- P.T.İ. ÖDEMELERİ
- P.T.İ. dilekçesi (P.T.İ dilekçesi örneği) ile ekinde bulunan tüm belgeler (ÇEŞİTLİ ÖDEMELER BORDROSU unutulmamalı); EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır. (TÜBİTAK Projelerinde öncelikle e-posta üzerinden MUHASEBE İŞLEM FİŞİ talep edilir. Tüm belgelere ek olarak MUHASEBE İŞLEM FİŞİ de gönderilir. Diğer projelerde muhasebe işlem fişi yerine HARCAMA TALİMATI belgesi gönderilir.)
- Büromuza, EBYS üzerinden gelen belgeler ya da e-posta ile gönderilen belgeler (e-posta ile gelen belgelerin elden ıslak imza ile teslim edilmesi zorunludur) Büromuzca MYS üzerinden işleme alınır. Yürütücünün ödeme emrini e-imza ile imzalayıp muhasebeye göndermesi ile ödeme işlemi tamamlanır.
- YOLLUK ÖDEMELERİ
- Yolluk dilekçesi (Yolluk dilekçesi örneği) ile ekinde bulunan tüm belgeler; EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır. (TÜBİTAK Projelerinde öncelikle e-posta üzerinden MUHASEBE İŞLEM FİŞİ talep edilir. Tüm belgelere ek olarak MUHASEBE İŞLEM FİŞİ de gönderilir. Diğer projelerde muhasebe işlem fişi yerine HARCAMA TALİMATI belgesi gönderilir.)
- Büromuza, EBYS üzerinden gelen belgeler ya da e-posta ile gönderilen belgeler (e-posta ile gelen belgelerin elden ıslak imza ile teslim edilmesi zorunludur) Büromuzca MYS üzerinden işleme alınır. Yürütücünün ödeme emrini e-imza ile imzalayıp muhasebeye göndermesi ile ödeme işlemi tamamlanır.
- AVANS ÖDEMELERİ
- Avans talep dilekçesi (Avans Dilekçesi örneği) ile ekinde bulunan belgeler; EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır. (TÜBİTAK Projelerinde öncelikle e-posta üzerinden MUHASEBE İŞLEM FİŞİ talep edilir. Tüm belgelere ek olarak MUHASEBE İŞLEM FİŞİ de gönderilir. Diğer projelerde muhasebe işlem fişi yerine HARCAMA TALİMATI gönderilir.)
- Avans ödemesi yapıldıktan sonra, AVANS KAPATMA dilekçesi (Avans Kapatma dilekçe örneği) ile ekinde bulunan tüm belgeler; EBYS kanalıyla ya da sonradan ıslak imzalı hallerinin Büromuza ulaştırılması şartıyla [email protected] adresi kanalıyla Koordinatörlüğümüze ulaştırılır. (TÜBİTAK Projelerinde öncelikle e-posta üzerinden MUHASEBE İŞLEM FİŞİ talep edilir. Tüm belgelere ek olarak MUHASEBE İŞLEM FİŞİ de gönderilir. Diğer projelerde muhasebe işlem fişi yerine HARCAMA TALİMATI gönderilir.) Avans kapatma işlemi gerçekleştirilir.
