AB Proje Başvuru Süreci ve Yol Haritası

Avrupa Birliği tarafından finanse edilen projelere başvuru süreci, belirli aşamalar doğrultusunda ve ilgili program rehberlerine (Programme Guide) uygun şekilde yürütülmektedir. Üniversitemiz bünyesinde gerçekleştirilecek AB proje başvurularında izlenen genel süreç ve dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda sunulmuştur.

1. Proje Fikrinin Oluşturulması ve İhtiyaç Analizi

Başvuru süreci, üniversitemizin stratejik hedefleriyle uyumlu, yenilikçi ve kuruma katma değer sağlayan bir proje fikrinin geliştirilmesiyle başlar. Bu aşamada sadece bir fikir bulmak yeterli değildir; proje fikri, hedef grubun ihtiyaçları, projenin amaçları, beklenen somut çıktılar ve etki unsurları çerçevesinde detaylandırılmalı ve netleştirilmelidir.

2. Uygun Program ve Çağrının Belirlenmesi

Geliştirilen proje fikrine en uygun fon kaynağı, AB programı (Erasmus+, Ufuk Avrupa vb.) ve ilgili alt çağrı (KA1, KA2, KA3, CBHE vb.) belirlenir. Bu aşamada çağrı öncelikleri, kurumun uygunluk kriterleri (eligibility) ve başvuru takvimi detaylı olarak incelenir.

3. Ön Değerlendirme ve Kurum İçi Ön Onay Süreci (KRİTİK AŞAMA)

Proje fikri ve başvuru yapılacak program türü belirlendikten sonra, teknik hazırlık aşamasına geçilmeden önce proje özetinin Erasmus Koordinatörlüğü’ne sunularak ön değerlendirme ve ön onay alınması gerekmektedir.

Bu uygulamanın temel nedeni; AB projeleri (özellikle Erasmus+ Programı) kapsamında, 2026 proje dönemi itibarıyla kurumlar için başvuru sayısına ilişkin katı sınırlamaların getirilmiş olmasıdır.

DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KURUMSAL SINIRLAMALAR: Mevcut çağrı döneminde kurumumuz adına (Tek OID altında) yapılabilecek başvurularda şu sınırlar bulunmaktadır:

• KA220 - İş Birliği Ortaklıkları: Kurumumuz koordinatör veya ortak olarak toplam en fazla 10 projede yer alabilir.

• KA210 - Küçük Ölçekli Ortaklıklar: Kurumumuz koordinatör veya ortak olarak toplam en fazla 5 projede yer alabilir.

• CBHE - Yükseköğretimde Kapasite Geliştirme: Bir kurum aynı çağrı yılında en fazla 2 CBHE projesinde koordinatör olarak yer alabilmektedir.

• Yükseköğretim (HED) İstisnası: Yükseköğretim alanında sunulan KA2 başvuruları bu sayısal sınırlamalara dahil değildir.

Ön değerlendirme süreci, planlanan başvurunun bu kontenjanlar ve çağrı koşullarıyla uyumunun kontrol edilmesini sağlayarak, başvuru sürecinin ilerleyen aşamalarında yaşanabilecek olası hak kayıplarının ve emeğin boşa gitmesinin önüne geçmeyi amaçlamaktadır.

4. Ortaklık Yapısının Oluşturulması

Projenin türüne ve kurallarına bağlı olarak, yurt içi ve/veya yurt dışındaki kurumlarla stratejik proje ortaklıkları kurulur. Ortakların seçiminde kurumların güvenilirliği ve proje konusundaki yetkinlikleri esas alınır. Ortakların projedeki görev ve sorumlulukları, proje taslağı içerisinde açık ve net bir şekilde tanımlanır.

5. Proje Başvuru Dosyasının Hazırlanması

Başvuru formu (Application Form), bütçe tabloları, iş paketleri (Work Packages), zaman çizelgesi (Gantt Chart) ve yaygınlaştırma planı ilgili çağrı rehberine tam uyumlu şekilde hazırlanır. Gerekli tüm idari ek belgeler (Doğruluk Beyanı, Ortaklık Yetki Belgeleri vb.) eksiksiz olarak tamamlanır.

6. Kurum İçi Onay ve Başvurunun Yapılması

Hazırlanan nihai proje başvuru dosyası, Erasmus Koordinatörlüğü ve ilgili üniversite birimlerinin son incelemesinin ardından Rektörlük Makamı'nın onayına sunulur. Onay sürecinin tamamlanmasını takiben, başvuru yetkili ulusal (Türkiye Ulusal Ajansı) veya Avrupa düzeyindeki Funding & Tenders Opportunities Portal (FTOP) başvuru sistemleri üzerinden son başvuru tarihine kadar iletilir.