Erasmus+ KA131, Program Ülkeleri (AB üyesi ülkeler, İzlanda, Lihtenştayn, Norveç, Kuzey Makedonya, Sırbistan ve Türkiye) arasında yükseköğretim öğrenci ve personel hareketliliğini destekleyen ana faaliyettir. Bu kapsamda gerçekleştirilecek öğrenci öğrenim hareketliliği (SMS) ile personel ders verme (STA) faaliyetleri için taraf kurumlar arasında geçerli bir Kurumlar Arası Anlaşma (Inter-Institutional Agreement – IIA) bulunması zorunludur. Öğrenci staj hareketliliği (SMP) ve personel eğitim alma hareketliliği (STT) için ise önceden imzalanmış bir ikili anlaşma şart değildir.

İkili anlaşma, iki yükseköğretim kurumunun öğrenci ve personel değişimine ilişkin şartları (kontenjan, hareketlilik türü, eğitim kademesi, dil yeterliliği vb.) karşılıklı olarak belirlediği, niyet mektubu niteliğinde bir belgedir. Üniversitemizde KA131 kapsamındaki tüm ikili anlaşmalar, 2021–2027 program döneminde Avrupa Komisyonu'nun öngördüğü dijital Kurumlar Arası Anlaşma (Digital IIA) formatında, Erasmus Dashboard / EWP (Erasmus Without Paper) altyapısı üzerinden hazırlanır ve imzalanır (Erasmus Dashboard).

Yeni bir ikili anlaşma, Üniversitemizin ilgili bölümünün Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından başlatılır; Erasmus Koordinatörlüğü süreci kurumsal düzeyde destekler ve nihai onayı verir.

Süreç Adımları

1. Ortak Kurumun Belirlenmesi ve Ön Temas

Bölüm Erasmus koordinatörü; bölümün akademik profili, araştırma işbirlikleri ve öğrenci hareketlilik talebi doğrultusunda, anlaşma yapılmak istenen ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) sahibi bir kurumu tespit eder (ECHE sahibi kurumlar listesi). Ortak bulma yolları:

• Yüz yüze temas: Personel Eğitim Alma (STT) veya Ders Verme (STA) hareketlilikleri kapsamında gerçekleştirilen ziyaretler sırasında ön mutabakat sağlanabilir.
• E-posta yoluyla temas: Karşı kurumun ilgili bölüm koordinatörü veya Erasmus ofisi ile iletişime geçilerek anlaşma teklifi iletilir.
• Benzer kurumlar üzerinden tarama: Türkiye'deki emsal bölümlerin mevcut ikili anlaşmaları incelenerek uygun ortaklar belirlenebilir.

2. Akademik Uygunluğun İncelenmesi

Anlaşma taslağı hazırlanmadan önce bölüm koordinatörü aşağıdaki hususları mutlaka inceler:

• Karşı kurumun akademik takvimi ile Üniversitemizin takviminin uyumu
• Karşı kurumun eğitim dili ve Erasmus öğrencilerinden talep edilen dil yeterlilik düzeyi (CEFR, örn. İngilizce B2, Almanca B1)
• Karşı kurumda Erasmus öğrencilerine açık derslerin içeriği ve AKTS kredileri (olası denklik sorunları anlaşma imzalanmadan önce giderilmelidir)
• Karşı kurumun ders programından öğrencinin her bir yarıyıl için asgari 30 AKTS alabilme imkânı

Anlaşma bir kez sonuçlandırıldıktan sonra, öğrencinin karşı kurumda alacağı derslerin toplam AKTS kredisi üzerinden denklik verileceği; bu denkliğin kabulü anlaşmayı yapan bölüm tarafından baştan taahhüt edilmiş sayılır.

3. Anlaşma Şartları Üzerinde Mutabakat

Bölüm koordinatörü karşı kurumla aşağıdaki hususlarda yazılı mutabakata varır ve bu bilgileri Erasmus Koordinatörlüğü'ne iletir:

• Hareketlilik türleri (SMS – öğrenci öğrenim, STA – personel ders verme; uygunsa her iki yön için de)
• Kontenjan (yıllık hareketlilik sayısı) ve süreler (1 yarıyıl/5 ay ya da 2 yarıyıl/10 ay)
• Kapsanacak eğitim kademeleri: EQF 5 (ön lisans), EQF 6 (lisans), EQF 7 (yüksek lisans), EQF 8 (doktora)
• ISCED kodları (sayfa başındaki ISCED listesi esas alınır)
• Her iki kurumun gelen öğrencilerden talep edeceği dil yeterlilik seviyeleri
• Karşı kurum iletişim kişisinin adı-soyadı ve e-posta adresi

4. Dashboard Üzerinden Taslağın Oluşturulması ve Teklifin İletilmesi

Üzerinde mutabakat sağlanan şartlar, Erasmus Koordinatörlüğü veya yetkilendirilmiş bölüm koordinatörü tarafından Erasmus Dashboard'un "New Digital IIA" bölümü kullanılarak dijital taslak hâline getirilir. Her anlaşma bir veya daha fazla işbirliği şartı (cooperation condition) içerebilir. Taslak, Dashboard üzerinden karşı kuruma teklif olarak gönderilir. Bu adımdaki ilk imza nihai imza değildir; yalnızca teklif niteliği taşır.

5. Karşılıklı Onay ve Nihai İmza

Karşı kurum taslağı inceler; varsa revize talep eder ya da kendi tarafından imzalar. Karşı kurumun imzasının ardından anlaşmaya Üniversitemiz adına nihai imza, yalnızca Erasmus Koordinatörlüğü tarafından Dashboard üzerinden atılır. Anlaşmanın durumu "Approved by both parties" olarak göründüğünde belge yürürlüğe girer. EWP ağı dışında, karşı kurumun tercih ettiği hâllerde ıslak imzalı PDF formatında da imzalama mümkündür; ancak bu durumda da belge Erasmus Koordinatörlüğü'nce sisteme kaydedilir.

6. Kayıt, Arşivleme ve Duyuru

Tamamlanan anlaşma, Erasmus Koordinatörlüğü tarafından kurum arşivine kaydedilir; sayfanın üst kısmında yer alan KA131 ikili anlaşmalar listesine işlenir ve ilgili bölüm koordinatörü bilgilendirilir. Anlaşma, ancak bu kayıt işleminin tamamlanmasının ardından aktif sayılır ve öğrenci/personel başvurularına esas teşkil eder.

7. İzleme, Revizyon ve Yenileme

İkili anlaşmalar 2021–2027 Erasmus+ program dönemi ile sınırlı geçerlidir. Her akademik yıl başlamadan önce bölüm koordinatörleri mevcut anlaşmaları gözden geçirir; kontenjan, kademe veya dil şartı değişikliği gerektiğinde revize talebini Erasmus Koordinatörlüğü'ne iletir. Uzun süre kullanılmayan anlaşmalar, karşılıklı mutabakatla sonlandırılabilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

• Kurumlar Arası Anlaşmanın zeminini oluşturma sorumluluğu Erasmus Bölüm Koordinatörlerine aittir; anlaşmaların resmi olarak imzalanması ve EWP sisteminde geçerli hâle getirilmesi ise yalnızca Erasmus Koordinatörlüğü tarafından yapılabilir.
• Bölüm Koordinatörü dışındaki öğretim elemanları yeni bir anlaşma girişiminde bulunurken mutlaka bölüm başkanını ve bölüm Erasmus koordinatörünü bilgilendirmelidir.
• Her Bölüm Koordinatörü yalnızca yetkili olduğu program(lar) ve bu programların dahil olduğu eğitim seviyeleri için anlaşma talebinde bulunabilir.
• Aday öğrenciler, her yıl başvuru tarihlerinden önce mevcut ikili anlaşmalar hakkında (eğitim dili, geçerli yarıyıllar, karşı kurumun akademik takvimi vb.) bölüm koordinatörlerince bilgilendirilmelidir.
• Anlaşma metni oluşturulurken eğitim dili, hareketlilik kademesi, kontenjan ve süreler açık ve net biçimde yazılmalı; uygulama aşamasında ortaya çıkabilecek belirsizlikler baştan önlenmelidir.

İletişim

• KA131 ikili anlaşma süreçlerine ilişkin Dashboard hesabı tanımlama, taslak hazırlama ve karşı kurumla yazışma örnek metinleri dâhil her türlü destek için Erasmus Koordinatörlüğü ile iletişime geçilmelidir.

• Erasmus+ KA171 (Uluslararası Kredi Hareketliliği – ICM), Program Ülkeleri (AB üyesi ülkeler, İzlanda, Lihtenştayn, Norveç, Kuzey Makedonya, Sırbistan ve Türkiye) dışında kalan ve "Programla İlişkili Olmayan Üçüncü Ülkeler (Ortak Ülkeler)" olarak adlandırılan ülkelerle gerçekleştirilen öğrenci ve personel hareketliliği faaliyetidir. KA131'den farklı olarak KA171 kapsamında her akademik yıl için Üniversitemize Türkiye Ulusal Ajansı tarafından ülke ve bütçe bazında tahsis yapılmakta; hareketlilikler yalnızca tahsis yapılan ülkelerdeki, ikili anlaşması bulunan kurumlarla yürütülebilmektedir.

  Üniversitemiz adına her yıl tek bir KA171 proje başvurusu Erasmus Koordinatörlüğü tarafından yapılmakta olup akademik birimlerden gelen ikili anlaşma talepleri bu başvurunun temelini oluşturmaktadır. Bu nedenle KA171 anlaşma süreci KA131'e göre daha planlı bir şekilde, çağrı takvimine uygun olarak yürütülmektedir.

  Süreç Adımları

  1. İhtiyaç Analizi ve Ortak Uygunluğunun Değerlendirilmesi

  Bölüm/Anabilim Dalı Erasmus koordinatörü; bölümün araştırma alanları, mevcut uluslararasılaşma hedefleri ve öğrenci/personel talebi doğrultusunda hangi ortak ülke ve kurumlarla işbirliğinin stratejik olacağını belirler. Bu aşamada Türkiye Ulusal Ajansı tarafından ilgili çağrı döneminde bölgesel önceliklere verilen bütçe dağılımı dikkate alınmalıdır.

  2. Kapsam Belirleme ve Taslak Hazırlığı

  Taraflar arasında aşağıdaki hususlarda mutabık kalınır:

• Hareketlilik türü (öğrenci öğrenim, öğrenci staj, personel ders verme, personel eğitim alma)
• Öğrenim kademesi (lisans / yüksek lisans / doktora – bazı ülkelerde yalnızca doktora düzeyinde öğrenci değişimi mümkündür)
• Yıllık kontenjan ve hareketlilik süresi
• Her iki kurumun eğitim dili ve dil yeterlilik düzeyi (CEFR)
• ISCED kodları (anlaşmaya esas bölüm kodları için sayfada paylaşılan ISCED kodları listesi kullanılmalıdır)
• Akademik takvim ve ders tanınırlığı
• Karşı kurumun ECHE benzeri bir yetkisinin veya ulusal akreditasyonunun bulunduğunun teyidi

• Bölüm koordinatörleri, yukarıda yer alan sayfa başında paylaşılan KA171 İkili Anlaşma taslağını (IIA info NEU – KA171.docx) kullanarak taslak metni hazırlar.

  3. Taslak Üzerinde Mutabakat

  Hazırlanan taslak, e-posta yoluyla karşı kurumun Erasmus ofisine veya ilgili bölüm koordinatörüne iletilir. Gerekli revizyonlar karşılıklı görüşme ile tamamlanarak nihai metne ulaşılır. Bu aşamada Erasmus Koordinatörlüğü mutlaka bilgilendirilmeli ve süreç eş zamanlı olarak takip edilmelidir.

  4. Kurumsal Onay, İmza ve Yönetim

  Üzerinde mutabık kalınan nihai taslak, Erasmus Koordinatörlüğü'ne teslim edilir. Koordinatörlük tarafından yapılan uygunluk kontrolünün ardından anlaşma, Üniversitemizi temsile yetkili yasal temsilcimiz tarafından imzalanır. İmzalı metin karşı kuruma iletilerek karşı kurumun yasal temsilcisinin imzası temin edilir. KA171 anlaşmalarında imzalı belgenin PDF kopyası ile birlikte, mümkün olduğu durumlarda Erasmus Dashboard üzerinden de dijital onay tamamlanır.

  5. Kayıt, Arşivleme ve Tanımlama

  Çift taraflı imzalanan anlaşma, Erasmus Koordinatörlüğü tarafından kurum arşivine kaydedilir, sayfanın üst kısmında yer alan KA171 ikili anlaşmalar listesine işlenir ve bölüm koordinatörüne bilgi verilir. Anlaşma ancak bu kayıt işleminin tamamlanmasının ardından aktif sayılır ve hareketliliklere esas teşkil eder.

  6. İzleme, Revizyon ve Yenileme

  İkili anlaşmalar, 2021–2027 Erasmus+ program dönemi ile sınırlı olarak geçerlidir. Her proje çağrısı öncesinde bölüm koordinatörleri mevcut anlaşmalarını gözden geçirmeli; kontenjan, kademe veya kapsam değişikliği gerekiyorsa revize talebini Erasmus Koordinatörlüğü'ne iletmelidir. Hareketlilik gerçekleşmeyen anlaşmalar, bir sonraki proje başvurusunda değerlendirmeye alınmayabilir.

  Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

• KA171 kapsamında hareketlilik yapılabilmesi için yalnızca ikili anlaşmanın bulunması yeterli değildir; ilgili ülke için o proje döneminde Üniversitemize hibe tahsis edilmiş olması da gerekmektedir.
• Bazı ortak ülkelerde lisans ve yüksek lisans seviyesinde öğrenci değişimi yapılamamakta, yalnızca doktora düzeyinde hareketlilik gerçekleştirilebilmektedir. Bu kısıt anlaşma taslağı hazırlanırken mutlaka kontrol edilmelidir.
• Anlaşma yapılacak kurumun ders içerikleri, AKTS karşılıkları ve akademik takvimi imza öncesinde incelenmeli, denklik sorunları bu aşamada ortadan kaldırılmalıdır.
• KA171 anlaşmaları kapsamında gerçekleştirilecek tüm hareketliliklerde Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement) ve Hareketlilik Anlaşması (Mobility Agreement) ilgili ulusal ajans formatlarına uygun düzenlenmelidir.

• İletişim

  KA171 ikili anlaşma süreçlerine ilişkin her türlü destek ve bilgi talebi için Erasmus Koordinatörlüğü ile [email protected] iletişime geçilmelidir.