Koordinatörler ve Koordinatörler İçin Rehber

Erasmus Öğrenim ve Staj Hareketliliği – Koordinatör İş Akışı

• Asil listeler ilan edildikten sonra karşı kurum ile irtibata geçilir, öğrencinin adaylığı iletilir ve karşı kurumun öğrenciye kabul mektubu iletmesi beklenir.

Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement – LA / Online Learning Agreement – OLA)

• Öğrenim Anlaşması, öğrencinin hareketlilik süresince karşı kurumda alacağı dersleri ve bu derslerin denkliğini gösteren belgedir. Öğrenim Anlaşması, üç tarafça (öğrenci, öğrencinin bölüm koordinatörü, karşı kurum) imzalanmalıdır.
• Karşı kurum, anlaşmanın kendi formuyla veya çevrimiçi (OLA) olarak hazırlanmasını talep edebilir.
• OLA kullanılacaksa hem öğrencinin hem de koordinatörün EWP Dashboard sistemine kayıtlı olması gerekir. Koordinatör sisteme kayıtlı değilse Erasmus Ofisi ile iletişime geçmeli ve kaydolmalıdır.
• Ders seçimi yapılırken öğrencinin en az 30 AKTS ders yükü alması zorunludur.
• Nihayetinde Erasmus öğrenim hareketliliği süresince alınan dersler ile öğrencinin Üniversitemiz müfredatındaki derslerinin denkliği, eşleştirilmesi ya da diğer bir ifadeyle intibakı yapılacaktır. Hangi derslerin intibak edileceği, Birim/Bölüm Koordinatörü ve Fakülte Yönetim Kurullarının takdirinde olan akademik bir husustur.
• Ders yükü bulunmayan, örneğin tez dönemine geçen yüksek lisans ve doktora öğrencileri için bir akademik dönemde 30 AKTS’lik ders niteliğinde olmayan iş yükü üzerinden öğrenim anlaşması düzenlenebilir.

Fakülte Kurul Kararı

• Öğrencinin alacağı derslerin fakülte tarafından kabul edilmesi için Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınmalıdır.
• Bu süreç, öğrencinin Fakülte/Enstitü Öğrenci İşleri’ne vereceği dilekçe ile başlatılır.

Vize Süreci

• Öğrenci, kabul mektubunu aldıktan sonra istediği aşamada vize randevusu alabilir ve gerekli başvuruları yapabilir.

Ders Değişikliği

• Öğrenci, hareketlilik başlamadan ya da devam ederken, karşı kurumdaki derslerinde değişiklik yapmak isterse, Öğrenim Anlaşması’nın During Mobility güncellenmeli ve yeni Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınmalıdır.

Hareketlilik Sonrası

• Hareketlilik tamamlandığında, Öğrenim Anlaşması’nın After Mobility bölümü üç tarafça (öğrenci, öğrencinin bölüm koordinatörü, karşı kurum) imzalanmalıdır.

• Karşı kurumdan gelen transkript doğrultusunda ders denkliği yapılır ve Fakülte Yönetim Kurulu tarafından onaylanır. Bu aşamada hangi dersin hangi dersle denk tutulduğu, harf karşılıkları ve başarılan AKTS sayısı Fakülte Yönetim Kurullarına esas teşkil edecek şekilde açıkça hazırlanmalıdır.

• Hareketlilik öncesinde imzalanan Öğrenim Anlaşması’nın (LA/OLA) bağlayıcı olduğu unutulmamalıdır. Öğrencinin bu anlaşmada belirtilen dersleri alıp başarıyla tamamlaması halinde, ilgili derslerin tanınması zorunludur. Bu nedenle hareketlilik öncesi ve sonrası onayların tutarlılığı büyük önem taşır.

Staj Hareketliliği

• Staj hareketliliği süreçleri, öğrenim hareketliliği ile aşağıdaki hususlar hariç aynı şekilde ilerler:
  • Staj hareketliliğinde öğrenci staj yapacağı kurumu kendisi bulur.
  • Öğrenim Anlaşması yerine Staj Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) hazırlanır.
  • Ders yükü ve AKTS hesaplaması yerine staj süresi ve içerik onayı yapılır.
  • Zorunlu staj kapsamında hareketlilik yapılıyorsa, hareketlilikten önce öğrencinin dilekçesinde belirtilmeli ve Staj Anlaşması’nda zorunlu staja karşılık gelen AKTS yazılmalıdır.
  • Bu stajın tanınıp tanınmayacağına Fakülte Yönetim Kurulu karar verir. Staj tamamlandıktan sonra yine Fakülte Yönetim Kurulu onaylar.