Üniversitemizde desteklenen projelere ilişkin satınalma işleri BAP Yönergesi ve BAP Usül ve Esasları çerçevesinde yapılmaktadır.
- Desteklenmesi kabul edilen projelerde, ihtiyaç duyulan mal ve hizmetler listesinden, alınması talep edilen malzemeler için “Talep Dilekçesi” ve “Teknik Şartname” oluşturularak, otomasyon sisteminden satınalma talebi oluşturulur. (Bknz. Satınalma talebi nasıl oluşturulur.) Talep dilekçesi ve teknik şartname e-imzalı olarak otomasyona yüklenebileceği gibi, e-imzasız (ıslak imzalı) olarak da sisteme yüklenebilir. E-imzasız (ıslak imzalı) sisteme yüklenen belgelerin kesinlikle elden BAP Satınalma Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.
- Otomasyon sistemi üzerinden alınan talepler için, BAP Satınalma Birimi tarafından “OLUR” alınır ve ihaleye çıkılır. Gelen teklifler üzerine, yürütücü tarafından imzalı sipariş onayı alındıktan sonra, BAP Satınalma Birimi tarafından “Piyasa Fiyat Araştırması Formu” düzenlenir. Firmaya tanınan süre içerisinde ürün teslimi beklenir.
- İhale sonucu teknik şartnameye uyan en düşük fiyat teklifi (her kalem bazında) veren firmalardan mal/hizmet siparişi verilir. İhale sonucu teknik şartname ve resmi siparişe uygun olarak firma tarafından teslim edilen ürünlerin incelemesini yapmakla sorumlu yürütücü, BAP Otomasyon sistemi üzerinden, üçlü imzalı “Muayene Kabul Tutanağı” belgesini imzalayarak ivedi bir şekilde elden BAP Satınalma Birimine teslim etmekle yükümlüdür.
- Muayene kabul işlemi sonrası faturası edinilen malzemelerin ayniyat işlemleri yapılarak ödemesi gerçekleştirilir.
